Opportunité d’emploi : Coordonnatrice.teur administrative.tif

Titre: Coordonnatrice.teur administrative.tif

Lieu: Montréal, Canada

Statut : Position permanente, temps plein, 35 heures/semaine

Échelle salariale : 41 374$ à 54 817$

Date limite de dépôt des candidatures: 3 août 2026

Date de début: Le plus tôt possible

Participez à un changement social positif

Imaginez travailler pour une organisation dont la mission principale est de faire progresser l’égalité, la justice sociale et le respect de la dignité humaine. Imaginez que votre travail corresponde à vos valeurs personnelles et que vous participiez chaque jour à la création d’un changement social positif grâce à des programmes d’éducation aux droits humains transformateurs. Aux côtés d’une quarantaine d’employé.e.s partageants vos valeurs et basé.e.s au Canada, vous pourriez contribuer à outiller les populations à lutter contre les inégalités et la discrimination, et à agir pour bâtir des communautés plus sécuritaires et inclusives.

L’opportunité

Equitas est la recherche d’un.e Coordonnatrice.teur administrative.tif très motivé.e, passionné.e par les droits humains, l’égalité et l’inclusion et avec de l’expérience administrative. Relevant de la Direction des opérations, vous soutiendrez les fonctions organisationnelles essentielles liées à la direction générale, la gouvernance du conseil d’administration, ainsi que la gouvernance des programmes d’Equitas. Vous fournirez également un soutien administratif et opérationnel aux diverses équipes de programmes et de projets d’Equitas. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe de gestion, et les responsables des différentes équipes de programmes et transversales, afin d’assurer le bon fonctionnement des activités et des processus organisationnels.

Tâches et responsabilités

Appui à la direction générale et la gouvernance d’Equitas

• Appuyer la préparation des réunions et des communications entre la direction générale et des parties prenantes externes, telles que les bailleurs de fonds et les membres du gouvernement.
• Soutenir la planification, l’organisation et la rédaction de rapports (prise de notes) pour les réunions des espaces suivants chez Equitas : équipe de gestion, personnel général, selon les besoins.
• Assister la direction générale dans la gestion de son agenda ainsi que dans la coordination logistique de ses déplacements et voyages.
• Assister la direction générale en effectuant la traduction de documents selon les besoins.
• Fournir un soutien pour la signature et le suivi des documents clés, des accords et de certaines dépenses au sein de l’organisation.
• Appuyer la planification et l’organisation des réunions du Conseil d’administration et de ses comités, et effectuer la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux.
• Gérer l’information et tenir à jour les dossiers (principalement électroniques, mais sur papier lorsque pertinent) relatifs au Conseil d’administration, et à l’équipe de gestion.

Appui opérationnel aux différents départements d’Equitas

En fonction des priorités organisationnelles, la personne apportera un appui administratif et logistique, au besoin, aux différents départements, notamment:

• Appuyer le point focal sécurité d’Equitas avec la gestion administrative de la sécurité (notamment en lien avec les déplacements du personnel).
• Contribuer au développement ou révision de politiques, procédures et outils opérationnel d’Equitas (ex: politique d’achats, outils de gestion de sécurité, procédures TI).
• Gérer le compte courriel général d’Equitas.
• Gérer l’inventaire des fournitures du bureau.
• Assurer l’organisation et l’accessibilité de la documentation, en veillant à la mise à jour des dossiers SharePoint avec les versions finales des documents.
• Assurer l’archivage dans SharePoint des documents en lien avec la politique de délégation des autorités.
• Coordonner la logistique des événements d’Equitas, en collaboration avec les équipes concernées (réservations, invitations, suivi des participants, matériel, etc.).

Autres 

• Effectuer d’autres tâches au besoin, en fonction des besoins de l’organisation, en consultation avec la direction des opérations et la direction générale.
• Identifier, améliorer et suivre des processus et procédures spécifiques afin d’optimiser l’efficacité des flux de travail au bureau.

Qui êtes-vous ?

Ce poste est pour vous si…
– Vous êtes passionné.e par les droits humains et la justice sociale et vous adhérez pleinement à la mission, la vision et les valeurs d’Equitas.
– Vous souhaitez contribuez à un environnement de travail inclusif et reflétant la diversité de la communauté d’Equitas.
-Vous possédez d’excellentes compétences organisationnelles et de planification, ainsi qu’une capacité démontrée à respecter les échéances et à gérer plusieurs priorités simultanément.
– Vous faites preuve d’autonomie, de rigueur et d’un jugement professionnel solide, qualités essentielles pour collaborer étroitement avec la direction générale.
– Vous êtes flexible et adaptable, et vous avez la capacité de travailler au sein d’une petite équipe dans un environnement interculturel avec une diversité de partenaires.

Ce qui est essentiel pour le rôle

• Admissibilité à travailler au Canada.
• Bilinguisme dans les deux langues officielles (anglais et français).
• Diplôme d’études secondaire.
• Minimum 2 ans d’expérience avérée dans l’administration (dans une organisation à but non lucratif, caritative ou de la société civile est un atout)
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, MS Teams, Outlook et autres programmes connexes).
• Un haut niveau d’intégrité, de tact et de discrétion. Capacité à traiter des informations confidentielles et sensibles.
• Un haut niveau d’attention aux détails et d’organisation.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers ainsi que tâches ponctuelles de manière simultanée et efficace.
• Capacité à réagir rapidement et efficacement à des circonstances changeantes.
• Compétences analytiques et capacité à prendre des initiatives.
• Solides compétences en communication écrite et orale, avec la capacité de communiquer efficacement à tous les niveaux de l’organisation, y compris avec la haute direction.

Ce qui est un atout pour le poste

• Études postsecondaires dans un domaine connexe tel que (mais non limité à) l’administration, la planification d’événements, la justice sociale, le développement international ou les droits humains.
• Expérience dans le secteur des ONG.
• Engagement dans le domaine des droits humains, de l’éducation aux droits humains et/ou des questions de justice sociale.
• Connaissance des plateformes de gestion de documents basée sur le cloud (SharePoint), et de systèmes de gestion de la relation client (Salesforce) est un atout important.
• Compétences dans d’autres langues en plus de l’anglais et du français

Ce que nous offrons

•  Nous offrons la possibilité de faire partie d’une équipe diversifiée et engagée qui, à sa manière, contribue de manière significative à un changement social positif au Canada et dans le monde.
•  Nous valorisons l’autonomie, l’inclusion et l’empathie à l’égard de tous les membres de l’équipe et accordons une grande importance à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En plus des vacances, nous offrons deux semaines de congé pendant les vacances d’hiver.
• Nous sommes très attaché.e.s à l’apprentissage et offrons à tous les membres du personnel la possibilité de participer à des comités d’apprentissage en fonction de leurs intérêts et de prendre part à une culture d’entreprise qui cherche constamment à s’améliorer et à innover.
• Nous disposons d’un bureau central avec une vue magnifique sur le Mont-Royal (nous offrons une formule de travail hybride).
• Nous croyons en la confiance et l’ouverture et offrons un environnement de travail flexible.
• Nous croyons en la création d’un espace pour que chacun.e puisse diriger et nous offrons des opportunités au sein de notre structure de gouvernance pour permettre aux individus de tous les rôles d’assumer des opportunités de leadership.
• Nous offrons un ensemble complet d’avantages, dont un salaire compétitif pour le secteur des ONG, trois semaines de vacances payées (quatre semaines après trois ans), des jours personnels payés, une assurance médicale, dentaire et vie, un REER collectif et bien d’autres choses encore!

Rejoignez-nous!

Étant donné la nature de notre travail, nous encourageons les candidatures de toute personne ayant vécu des expériences de marginalisation, en particulier les personnes autochtones, noires et racisées, les personnes 2SLGBTQI+ et les personnes vivant avec un handicap. Les candidat.e.s qui le désirent peuvent s’identifier dans leur demande.

Le harcèlement, la discrimination, la violence ou toute autre forme d’abus ne sont pas tolérés chez Equitas. Toutes les offres d’emploi sont conditionnelles à la signature de la Politique des ressources humaines d’Equitas et de la Politique de prévention de la violence sexuelle, du harcèlement et de la discrimination, et à des références satisfaisantes.

Equitas remercie l’ensemble des candidat.e.s de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Pour de plus amples renseignements sur Equitas, consultez la section Qui nous sommes de notre site Web

Comment postuler ?

Veuillez envoyer 1 pièce jointe (lettre de motivation et C.V.) avec votre nom et Coordonnatrice.teur administrative.tif en objet d’ici le 3 aout 2026 à  rhequitas@equitas.org  

Les candidatures sont analysées dès réception.