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Appel à propositions – Fourniture de services d’agence de voyage

Proposition : Services d’agence de voyage

Début de l’appel à proposition : 4 août 2022

Fin de l’appel à proposition : 24 août 2022

Évaluation des soumissions: Mois de septembre 2022

Annonce de la soumission retenue : Première semaine d’octobre 2022

À propos d’Equitas

Basée à Montréal et à Vancouver, Equitas est l’organisation d’éducation aux droits humains la plus établie et la plus active au Canada. Equitas offre des programmes novateurs d’éducation aux droits humains afin de faire progresser l’égalité, l’inclusion, le respect de la dignité humaine et le changement social au Canada et dans le monde. 

Avec une soixantaine de personnes employées établies à travers le Canada ainsi que des partenaires et des personnes participantes provenant de partout dans le monde, l’équipe est amenée à voyager plusieurs fois par année.   

 

Contexte

Equitas accepte présentement les propositions pour des services d’agence de voyage pour une période de douze mois (renouvelable pour une même période), afin de supporter les voyages à l’étranger comme au sein du Canada des personnes employées ainsi que des personnes participantes à ses différents programmes.  

En moyenne et hors période pandémique, Equitas achèterait entre 200 et 300 billets par année, dans des délais parfois courts et dans des destinations peu fréquentées. Les personnes participantes aux programmes d’Equitas peuvent provenir de partout dans le monde, dont notamment : Haïti et les Caraïbes, l’Afrique de l’Ouest et de l’Est, l’Afrique du nord et le Moyen-Orient.  

Equitas cherche donc à développer une relation d’affaire solide et basée sur la confiance avec une agence voyage pour se charger de la réservation et de l’achat des billets d’avion ainsi que des services d’assistance de voyage.  

 

Lignes directrices

Equitas recherche une agence de voyage en mesure de :  

  • Proposer des itinéraires temporaires à des fins d’obtention de visa
  • Fournir 3 devis par itinéraire pour respecter les exigences de nos bailleurs de fonds 
  • Être disponible 7 jours sur 7 afin de pouvoir répondre aux urgences, particulièrement avant et durant le Programme international de formation aux droits humains (PIFDH), qui se déroule chaque année durant 3 semaines en juin et qui accueille des personnes participantes de partout dans le monde.  
  • Fournir des services d’assistance voyage en cas d’urgence 
  • Facturer (montant estimé ou final) Equitas par personne 
  • Accepter des paiements par TEF (Transfert électronique de fonds)  
  • Accepter un délai maximum de 30 jours pour le paiement des factures finales 
  • Offrir des prix compétitifs pour les frais de service  
  • Offrir une expertise voyage pour les destinations visitées 
  • Offrir des services en anglais et en français  

 

Règles de soumission et échéancier

Toute organisation basée au Canada et détenant un permis d’agence de voyage en bonne et due forme peut proposer ses services. Equitas conduira une évaluation objective et juste des propositions reçues selon les critères d’évaluation mentionnés ci-bas.  

La soumission, en anglais ou en français, doit inclure :  

  • Les prix proposés pour les différents frais de services (par billet, par achat groupé, par itinéraire etc.) ainsi qu’une justification de ceux-ci.  
  • Le temps de réponse maximum pour une demande d’itinéraire et de réservation : fournir un délai en heures/minutes. 
  • Le délai de conservation du billet réservé avant confirmation : fournir un délai en heures. 
  • La politique et procédure d’annulation, de changement de réservation et de remboursement des vols. 
  • Une démonstration de l’expertise et l’expérience de l’agence en travaillant avec des organismes dont la mission est similaire à celle d’Equitas. 
  • Les moyens de paiement acceptés. 
  • Les programmes de remises et de rabais s’ils existent  
  • Les coordonnées de deux organismes pour références à contacter  
  • Une description sommaire des services d’assistance voyage proposés en cas d’urgence 

 

Critères d’évaluation de la proposition

  • Les frais de services proposés 
  • La qualité des services proposés 
  • L’expertise de l’agence dans les destinations mentionnées plus haut 
  • La disponibilité et la réactivité de l’agence 
  • Détenir un permis d’agence de voyage dans l’une des provinces du Canada  

 

Entente contractuelle

Une entente contractuelle sera négociée suite à la sélection d’une proposition gagnante au terme de ce processus. Les termes et conditions d’une telle entente seront sujets à une révision du service des finances d’Equitas et inclura toutes les dispositions nécessaires.  

 

Contactez nous

Veuillez faire parvenir toute proposition avant le 24 août 2022. Toute question quant à cet appel à propositions, avant la soumission de ce dernier, peut être envoyée par courriel à Eloise Gauthier egauthier@equitas.org