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Consultance externe pour la sélection d’une plateforme de gestion de subventions

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TERMES DE RÉFÉRENCE

CONSULTANCE EXTERNE POUR LA SÉLECTION D’UNE PLATEFORME DE GESTION DE SUBVENTIONS

  1. Contexte :

En plus d’utiliser déjà diverses solutions technologiques, Equitas lance le Fonds Agir ensemble pour l’inclusion (AGIRI), un nouveau projet dans le cadre duquel elle administrera un fonds destiné aux autres organisations de la société civile canadienne. Equitas recherche donc un-e consultant-e externe ayant de l’expérience avec les outils et les processus d’octroi de subventions, afin de soutenir la sélection et la mise en œuvre d’une solution de gestion de subventions.

  1. Objectifs

L’objectif global de cette consultance est de conseiller Equitas sur le choix d’une solution de gestion des subventions.

  1. Portée du travail

La portée du travail de la consultante ou du consultant comprendra, sans s’y limiter, les éléments suivants

  • Aider Equitas à formuler clairement les besoins d’une solution de gestion de subventions.
  • Recueillir les exigences fonctionnelles pour le système de gestion des subventions et faire des recommandations pour 3 fournisseurs présélectionnés.
  • Coordonner jusqu’à 3 démonstrations avec les fournisseurs de logiciels et faciliter la prise de décision sur la sélection finale du système de gestion des subventions.
  • Fournir une feuille de route pour la mise en œuvre de la solution choisie.
  1. Résultats escomptés
  • Plan de travail couvrant la mission : décrira la manière dont le travail doit être effectué, en apportant des améliorations, des spécificités et des précisions à ce mandat. Il servira d’accord entre les parties sur la manière dont le travail sera mené.
  • 1 tableau des besoins des utilisateurs du système de gestion des subventions.
  • 1 rapport de recommandation sur les fournisseurs présélectionnés
  • 3 démonstrations de logiciels d’une heure
  • 1 dossier de présentation résumant l’analyse de rentabilité et la justification de la décision relative au système de gestion des subventions

Tous les résultats écrits de la consultance doivent être fournis en anglais ou en français, avec une légère préférence pour l’anglais. Le-la consultant-e respectera le format, la structure et la longueur définis par Equitas. La qualité des résultats sera évaluée par la Directrice du Fonds AGIRI.

  1. Durée et lieu

La consultation devrait être menée entre novembre 2020 et janvier 2021.

La mission devrait être effectuée à domicile, toutes les réunions devant être connectées virtuellement. Le-la consultant-e fournira tout l’équipement nécessaire (ex : ordinateur, téléphone, internet, etc.).

  1. Modalités de gestion

Le-la consultant-e relèvera directement de la Directrice du Fonds AGIRI, Anne Delorme. Equitas fournira les documents de base pertinents nécessaires à l’affectation. Le-la consultant-e devra travailler en étroite collaboration avec l’équipe de projet d’AGIRI.

  1. Calendrier proposé
  • Date de début : 2 novembre 2020
  • Exigences fonctionnelles pour le système de gestion des subventions et recommandation pour une liste restreinte de systèmes d’octroi de subventions : 12 novembre 2020
  • Démonstrations de systèmes d’octroi de subventions : 23 novembre 2020
  • Sélection du système de gestion des subventions : 4 d’ecembre 2020
  • Soutien lors de la mise en place du système de gestion des subventions et du lancement du Fonds (décembre 2020 – janvier 2021)
  1. Qualifications du/de la consultant-e

Le-la consultant-e doit avoir l’expérience, les compétences et les connaissances suivantes :

  • Expérience avérée de travail avec des organisations à but non lucratif et/ou caritatives au Canada, a connaissance du développement international est un atout précieux.
  • Preuve d’avoir entrepris des missions similaires ;
  • Expérience démontrée dans les processus d’octroi de subventions pour de petites organisations et/ou des organisations ayant une expérience limitée dans la gestion de subventions (10 millions de dollars canadiens sur 6 ans) ;
  • Capacité à gérer le temps et les ressources disponibles et à travailler dans des délais serrés ;
  • Indépendance vis-à-vis des parties concernées ;
  • Capacité à communiquer oralement, à lire et à comprendre des documents dans les deux langues officielles du Canada (anglais et français) est préférée;
  1. Procédure de candidature

Les candidat-e-s intéressés et qualifiés doivent déposer leur candidature qui doit comprendre les éléments suivants

  • Curriculum vitae détaillé
  • Proposition pour la mise en œuvre de la mission, y compris le taux journalier en dollars canadiens, les éléments clés du travail à effectuer, y compris le calendrier et le niveau d’effort (en nombre de jours) et le coût total.

Veuillez citer “Consultance TI – Equitas” dans l’objet.

Les demandes doivent être envoyées par courriel à Katie Corker, Responsable des programmes d’Equitas (kcorker@equitas.org) au plus tard le dimanche 25 octobre 2020.

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