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Poste à combler – Consultance externe pour développer une stratégie de technologie pour Equitas

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Titre: Consultant.e TI

Organisation: Equitas – Centre international d’éducation aux droits humains

Localisation: À domicile

Statut: Cette mission devrait être effectuée pour une période de 15 à 25 jours ouvrables. La consultation devrait être menée entre octobre 2020 et janvier 2021.

Date limite de dépôt des candidatures: Lundi 21 septembre 2020 à 17 h, heure de Montréal.

Date de début: 1 octobre, 2020


Résumé

Equitas – Centre international d’éducation aux droits humains recherche un.e consultant.e externe pour diriger le développement d’une stratégie technologique pour l’organisation, et en particulier la sélection des outils, logiciels et systèmes informatiques appropriés pour une variété de besoins d’affaires, ainsi qu’un plan clair, incluant les ressources (RH et financières), pour mettre en œuvre les solutions recommandées. Actuellement, Equitas utilise une grande variété de solutions qui ne sont pas nécessairement toutes bien connectées et intégrées. Equitas cherche à l’avenir à avoir une approche plus holistique de ses solutions technologiques. Equitas dispose de ressources limitées, à la fois en termes de ressources humaines et financières, à allouer à la mise en œuvre effective de nouvelles solutions. C’est un facteur important dont le.la consultant.e devra tenir compte dans l’élaboration d’une stratégie. Equitas vise à développer une stratégie technologique qui soit réaliste dans son ambition et sa portée, et qui s’appuie autant que possible sur les outils et les systèmes déjà utilisés par l’organisation.

En plus d’utiliser déjà diverses solutions technologiques, Equitas lance le Fonds Agir ensemble pour l’inclusion (AGIRI), un nouveau projet dans le cadre duquel elle administrera un fonds destiné aux autres organisations de la société civile canadienne. Equitas recherche donc un.e consultant.e externe ayant de l’expérience avec les outils et les processus d’octroi de subventions, afin de soutenir la sélection et la mise en œuvre d’une solution de gestion de subventions.

Pour information, Equitas utilise et développe actuellement les outils, logiciels, bases de données et systèmes suivants :

  • La suite Microsoft 365, y compris la mise en œuvre complète de Microsoft Teams pour le travail à distance et la collaboration en équipe
  • Smartsheet : principalement utilisé à des fins de planification annuelle
  • Salesforce : pour la gestion des contacts et la gestion des programmes de formationinternationaux (y compris la procédure de candidature)
  • Prodon V : pour la gestion de la collecte de fonds
  • SAGE 50 (pas la version cloud-based)
  • Microsoft Excel pour la gestion des données de suivi et d’évaluation des projets
  • Go-to meeting
  • Zoom et Adobe Connect pour des activités en ligne (événements, webinaires, formations)
  • Adobe professional (principalement InDesign, Adobe Acrobat)
  • Base de données de tous les produits de connaissance pour le partage interne et externe Moodle (apprentissage en ligne)
  • 3 sites web actifs (WordPress et Craft)

Les serveurs physiques qui passent à des serveurs basés sur le cloud (Azure)

À l’avenir, Equitas vise à adopter une approche plus globale des outils et des solutions que nous utilisons pour soutenir notre travail, dans les sept domaines principaux suivants :

  • Prestation de services dans le cadre des activités d’Equitas (formations, webinaires, etc.)
  • Gestion des subventions
  • Gestion du contenu et des connaissances (Sharepoint, services en nuage, base de données)
  • Planification annuelle (résultats, indicateurs de performance clés, gestion des ressources
  • Suivi et évaluation
  • Collecte de fonds et communication
  • Comptabilité/gestion budgétaire

2. Objectifs

L’objectif global de cette consultance est de développer une stratégie technologique sur trois ans3 afin de s’assurer qu’Equitas dispose des solutions technologiques, des ressources et de l’architecture nécessaires pour soutenir la réalisation de son plan stratégique organisationnel.

3. Portée du travail

La portée du travail du consultant /de la consultante comprendra, sans s’y limiter, les éléments suivants

Diriger l’élaboration d’une stratégie technologique globale pour Equitas qui tient bien compte des ressources financières et humaines disponibles pour la mise en œuvre d’une telle stratégie :

o Soutenir Equitas pour définir les buts et objectifs ;
o Définir le champ d’application, les parties prenantes et le calendrier

o Examiner le dispositif existant (comment les équipes et les unités d’Equitas utilisent-elles la technologie, quels sont les outils, les logiciels et les systèmes qu’elles utilisent et comment ils se recoupent)

o Créer une feuille de route (plan de mise en œuvre, ressources, plans de renforcement des capacités du personnel sur les outils/solutions)

o Établir des indicateurs pour le suivi de la stratégie informatique

• Conseiller Equitas sur le choix d’une solution de gestion des subventions :
o Aider Equitas à formuler clairement les besoins d’une solution de gestion de

subventions.
o Recommander 3 fournisseurs présélectionnés.
o Fournir une feuille de route pour la mise en œuvre de la solution choisie.

• Conseiller Equitas sur la sélection d’une solution de suivi et d’évaluation (S&E) :

o Aider Equitas à articuler clairement les besoins pour une solution de S&E

o Recommander 3 fournisseurs présélectionnés.

o Fournir une feuille de route pour la mise en œuvre de la solution choisie.

• Indiquer à Equitas si Salesforce est une solution appropriée à utiliser chez Equitas et, le cas échéant, soutenir l’élaboration d’un plan de mise en œuvre pour l’organisation.

4. Résultats escomptés

• Plan de travail couvrant la mission : décrira la manière dont le travail doit être effectué, en apportant des améliorations, des spécificités et des précisions à ce mandat. Il servira d’accord entre les parties sur la manière dont le travail sera mené.

• Une stratégie technologique de 3 ans comprenant des résultats, des indicateurs de performance clés, des ressources (financières et humaines), une feuille de route pour guider la mise en œuvre, et les outils, logiciels et systèmes recommandés à mettre en œuvre par Equitas

Tous les résultats écrits de la consultance doivent être fournis en anglais ou en français, avec une légère préférence pour l’anglais. Le.la consultant.e respectera le format, la structure et la longueur définis par Equitas. La qualité des résultats sera évaluée par la Responsable des programmes d’Equitas.

5. Durée et lieu

Cette mission devrait être effectuée pour une période de 15 à 25 jours ouvrables. La consultation devrait être menée entre octobre 2020 et janvier 2021.

La mission devrait être effectuée à domicile, toutes les réunions devant être connectées virtuellement. Le.la consultant.e fournira tout l’équipement nécessaire (ex : ordinateur, téléphone, internet, etc.).

6. Modalités de gestion

Le.la consultant.e relèvera directement de la Responsable des programmes d’Equitas, Katie Corker. Equitas fournira les documents de base pertinents nécessaires à l’affectation. Le.la consultant.e devra travailler en étroite collaboration avec le comité informatique d’Equitas, composé de 5 à 6 personnes.

7. Calendrier proposé

  • Date de début: 1 octobre, 2020
  • Préparer le plan de travail et examiner la documentation existante : 7 octobre 2020
  • Exigences fonctionnelles pour le système de gestion des subventions et recommandations pour une liste restreinte de systèmes d’octroi de subventions : 19 octobre 2020
  • Démonstrations de systèmes d’octroi de subventions : 26 octobre 2020
  • Projet de stratégie informatique : 28 octobre 2020
  • Sélection du système de gestion des subventions : 4 novembre 2020
  • Soutien lors de la mise en place du système de gestion des subventions et dulancement du Fonds (novembre 2020)

Stratégie finale en matière de TI : 30 novembre 2020

8. Qualifications du/de la consultant.e

Le.la consultant.e doit avoir l’expérience, les compétences et les connaissances suivantes :

  • Expérience avérée de travail avec des organisations à but non lucratif et/ou caritatives au Canada, en particulier dans le secteur du développement international ;
  • Expérience avérée dans le développement de stratégies technologiques pour des organisations à but non lucratif de taille similaire à Equitas (environ 50 employés, volume financier de 5 000 000 $CAN/an) ;
  • Preuve d’avoir entrepris des missions similaires ;
  • Expérience démontrée dans les processus d’octroi de subventions pour de petites organisations et/ou des organisations ayant une expérience limitée dans la gestion de subventions (10 millions de dollars canadiens sur 6 ans) ;
  • Capacité à gérer le temps et les ressources disponibles et à travailler dans des délais serrés ;
  • Indépendance vis-à-vis des parties concernées ;
    • Capacité à communiquer oralement, à lire et à comprendre des documents dans les deux langues officielles du Canada (anglais et français) ;
    • La connaissance des questions de développement international et du travail des institutions de développement est un atout précieux.
      9. Procédure de candidature 

      Les candidat.e.s intéressé.e.s et qualifié.e.s doivent déposer leur candidature qui doit comprendre les éléments suivants:

    • Curriculum vitae détaillé
    • Proposition pour la mise en œuvre de la mission, y compris le taux journalier en dollars canadiens, les éléments clés du travail à effectuer, y compris le calendrier et le niveau d’effort (en nombre de jours) et le coût total.
    • Description des éléments clés qu’une stratégie technologique devrait inclure. Veuillez citer “Consultance TI – Equitas” dans l’objet. Les demandes doivent être envoyées par courriel à Katie Corker, gestionnaire des programmes d’Equitas (kcorker@equitas.org) au plus tard le lundi 21 septembre 2020 à 17 h, heure de Montréal.

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